Sage Helpt Voetbalclubs Scoren

Sage Belux organiseerde een ronde tafel over de toenemende professionalisering van Belgische topvoetbalclubs op vlak van management. Onder begeleiding van CEO Philippe Tailleur, vertelden twee van Sage’s gerenommeerde klanten - RSC Anderlecht en Club Brugge – over de typerende kenmerken van beheer in hun sector en de rol die krachtige software hierin te spelen heeft.

De structuur en administratie van hedendaagse professionele voetbalclubs als RSC Anderlecht en Club Brugge kan vergeleken worden met die van KMO’s, de doelgroep bij uitstek van Sage. “In vergelijking met de meeste KMO’s, hebben voetbalclubs echter een zeer divers activiteitenspectrum”, aldus Philippe Tailleur. “Je kunt bijna zeggen dat we meerdere bedrijven in één zijn”, bevestigt Veroniek Degrande, Finance Manager van Club Brugge. “We beheren een voetbalteam, we baten een fanshop uit en hebben ook nog eens we een sociale functie te vervullen”. Het is dan ook erg belangrijk dat dergelijke complexe structuren ondersteund kunnen worden door tools die makkelijk aangepast kunnen worden aan hun zeer specifieke noden.

Belgische voetbalclubs kunnen niet zomaar de business modellen en software van grote internationale clubs overnemen. Zeker op vlak van boekhouding zijn de landelijke verschillen te groot. Voetbalclubs van hier hebben dus oplossingen nodig die hen op het lijf geschreven zijn en die bovendien naadloos beantwoorden aan de plaatselijke wettelijke verplichtingen. “Dit is juist de kracht van Sage: het combineert de ervaring en knowhow van een wereldwijde groep met de integratie van lokale behoeftes en de nabije service van een vertrouwde lokale speler”, illustreert Rudy Puype, de externe IT integrator van Club Brugge, het belang van de plaatselijke inbreng.

“Kenmerkend voor het beheer van een voetbalclub is voorts het in goede banen leiden van “monsterevenementen” zoals de fandagen waarop tot 30.000 geïnteresseerden afkomen. Dergelijke events kunnen op 4 uur tijd leiden tot om en bij de 15.000 transacties. “Het kassabeheer wordt dan uitgebreid met meerdere verkooppunten en het systeem moet dan in een korte tijdsspanne grote volumes aan grote snelheden aankunnen”, vertelt Rudy Puype. “Het is dan ook cruciaal dat je dan beschikt over een gebruiksvriendelijk tool zoals Sage BOB 50”, vult Veroniek Degrande hem aan. “Je moet de oplossing namelijk snel kunnen uitleggen aan de interimarissen en vrijwilligers die dan de kassa’s bedienen”

“Voor mij is vooral het denken in termen van cash karakteristiek voor het beheer van een voetbalclub”, meent Marc Johnen, Finance Manager van RSC Anderlecht. “Je moet rekening houden met soms behoorlijk extreme hoogte- en dieptepunten in cash flow”, beaamt Veroniek Degrande. “In het begin van het jaar hebben we zo heel wat inkomsten dankzij de abonnementen, en ook tijdens voetbalmatchen komt op korte tijd veel geld binnen, maar buiten het voetbalseizoen is het uiteraard rustiger.”
“We verwachten dan ook veel goeds van de BOB-cash module die specifiek ontwikkeld werd voor het beheer van de liquiditeiten en waarvan we sinds onze update naar Sage BOB 50 - die we voor onze boekhouding gebruiken - kunnen profiteren”, aldus Marc Johnen.

Ook op vlak van HR hebben topclubs veel te verwerken aangezien het volume van hun personeel behoorlijk kan fluctueren: van ongeveer 100 vaste medewerkers tot bijna 400 tijdelijke werkkrachten extra tijdens voetbalmatchen en fandagen. Daarbovenop komt dan bijvoorbeeld nog de voortdurende schommelingen in de loonmassa van de spelers.

Alle voetbalclubs dienen bovendien bestand te zijn tegen de grote onvoorspelbaarheid van hun budget dat uiteraard heel sterk samenhangt met de sportsuccessen van de ploeg.

“Bij het opmaken van de budgetten houd ik steeds rekening met verschillende scenario’s”, vertelt Veroniek Degrande. “Zeker voor competities met mogelijke rechtstreekse uitschakeling (Beker van België en Europacup) is daarbij sprake van een worst case scenario. Door het gebruik van de analytische boekhouding hebben we de mogelijkheid om eventuele afwijkingen op het voorziene budget beter in de hand te houden.

“Ik maak dan een proactieve simulatie met Sage BOB 50 en trek er dan, aan de hand van de handige BOB-OLE functionaliteit, Excel fiches met essentiële BI informatie uit die me hierin kunnen bijstaan.” Om een KMO efficiënt te kunnen managen, is het belangrijk dat deze beschikt over tools die met hem mee kunnen veranderen. Ook beide voetbalclubs hebben over de jaren heen een grote structurele evolutie meegemaakt. Zo heeft Club Brugge sinds begin dit jaar een gloednieuw management: met een raad van bestuur, een voorzitter en een general manager. Sindsdien worden alle budgetten per departement – 5 in totaal – opgemaakt, waarbij de club geopteerd heeft om de analytische mogelijkheden van Sage BOB 50 nog verder uit te diepen.
Ook RSC Anderlecht organiseert haar beheer in analytische centra en evolueerde eind vorig jaar van een vzw naar een NV. “De oplossingen van Sage beschikken over de flexibiliteit om de ontwikkelingen binnen onze club te volgen en blijven daarnaast voortdurend innoveren samen met de veranderende wetgeving en business normen”, aldus Marc Johnen.

RSC Anderlecht heeft ook het stockbeheer van haar e-commerce verkoop laten integreren in Sage 100. “Zes jaar geleden was Sage de enige marktspeler die een gecombineerd voorraadbeheer van online en fysieke verkoop kon garanderen”, zegt Didier Desmet, ICT Manager van RSC Anderlecht. “Voor ons zijn de grote voordelen van de Sage tools hun openheid en vele integratiemogelijkheden. Zo sluit Sage CRM - waarmee we de reservaties en catering van ons restaurant Saint-Guidon organiseren - perfect aan op Sage 100 zodat we bijvoorbeeld de desbetreffende facturatie snel en efficiënt kunnen afhandelen.”

“Vandaag zijn boekhouders – van voetbalclubs in het bijzonder en van KMO’s in het algemeen – zoveel meer dan enkel ‘becijferaars’ geworden”, besluit Marc Johnen. “Ze moeten ijzersterke financiële analyses kunnen maken en het management de nodige BI bezorgen om hun bedrijf te laten ‘scoren’. Krachtige beheersoplossingen met een open structuur als Sage 100 hebben hier een essentiële rol in te spelen”.