E-invoicing dijkt administratieve lasten voor bedrijven in

Mocht de Belgische overheid e-invoicing stimuleren bij zijn eigen leveranciers, zou dat voor een pak bedrijven net die duw in de rug zijn die ze nodig hebben om ermee te starten. Dat stelt Ine Lejeune, global leader Indirect Taxes bij PwC en “Taxman van het Jaar 2009”. Bedrijven besparen dankzij e-invoicing. Het besparingspotentieel in België is ruwweg 3 miljard euro voor het miljard facturen die Belgische bedrijven verzenden. Een papieren factuur kost immers zo’n 4 euro, terwijl de kost van een elektronische op 1 euro wordt begroot.

De overheid is goed geplaatst om een stimulerende rol te spelen. Heel wat bedrijven starten niet met elektronische facturatie omdat ze niet genoeg klanten hebben die e-invoicing aan kunnen.

De publieke sector staat gemiddeld voor 15 tot 18% van alle aankopen in een land. 45 tot 65% van alle Europese bedrijven zijn leveranciers van de publieke sector. Als de overheid aan al zijn leveranciers zou vragen om elektronisch te factureren, kan dat met andere woorden de balans doen omslaan.

Bovendien haalt ook de overheid voordeel uit elektronische facturatie. Bij volledig geautomatiseerde systemen daalt immers de kans op menselijke fouten. Bij bedrijven die elektronisch factureren daalt sowieso de inningskost, omdat de gegevens toegankelijker zijn en het dus makkelijker is om e-audits uit te voeren.

Win/win dus en toch wel een belangrijke besparing, zowel van tijd als van kosten, door de verbetering van deze bedrijfsprocessen.

Op Europees vlak blijft de focus op de implementatie van het “2007 Action Programma for the reduction of administratieve burden”, met als objectief een lastenvermindering van 25% tegen 2012.

Nieuw juridisch kader

In 2010 werd een nieuwe Europese Richtlijn uitgebracht rond elektronische facturatie (Richtlijn 2010/45/EU). Ten laatste per 1 januari 2013 (uiterlijke datum voor de omzetting) kunnen bedrijven in de Europese lidstaten kiezen hoe ze e-invoicing implementeren.

Papieren en digitale facturen worden dan volledig gelijk behandeld. Elektronische facturatie wordt met andere woorden verplicht technologie-onafhankelijk. Dat is papier immers ook. De bestemmeling moet nog steeds instemmen met het ontvangen van elektronische facturen.

Bedrijven kunnen daar alvast proactief werk van maken via bijvoorbeeld hun factuurvoorwaarden.

Men moet naast het garanderen van de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud verder (nog steeds) kunnen aantonen dat er wel degelijk een transactie plaats vond en dat deze aan de basis van de factuur ligt.

Hoe men dat aantoont hangt van het bedrijfsgebeuren af. In de praktijk wil dat zeggen dat men nog steeds een beroep kan doen op technologische hulpmiddelen zoals EDI of de elektronische handtekening, maar dat men dat men ook kan werken met bedrijfscontroles zoals “3 way matching”.
Dat heeft tot gevolg dat men, afhankelijk van het hele bedrijfsproces waarin de factuur kadert, tevens een gewone PDF of fax kan gebruiken. Deze flexibiliteit maakt de dematerialisering van facturen ook voor kleine bedrijven toegankelijk.

E-auditing

E-auditing komt neer op het verstrekken van de voor controle nuttige gegevens zoals via de “Standard Audit File for Tax”, elektronisch dus. België is hier mee bezig, maar zit nog maar in de onderzoeksfase.

Standaardisatie op Europees vlak terzake is wenselijk. Dat zou opnieuw kostenbesparend werken voor bedrijven.

Europa stimuleert met e-invoicing

Heel wat landen kijken met interesse naar Europa’s initiatieven op het vlak van e-invoicing. Iedereen is geïnteresseerd in potentiële kostenbesparingen en de initiatieven om die te realiseren.

Op EU-niveau kan er op zes jaar tijd niet minder dan 240 miljard euro in B2B worden bespaard, indien het volledige facturatieproces wordt gedigitaliseerd (Bron: EACT). Vandaag verloopt 15% van deze facturatie elektronisch.

Denemarken bijvoorbeeld, roept vandaag al op tot 100% e-invoicing naar de overheid toe. In de praktijk heeft het land e-invoicing naar de overheid al verplicht gemaakt voor al zijn leveranciers in 2005.

Dertig procent van de leveranciers factureert evenwel niet rechtstreeks elektronisch, maar gaat via een zogenaamd “scanning agency”. De overheid gaat nu intensief werken om die 30% leveranciers ook rechtstreeks elektronisch te laten factureren.

Nederland heeft zichzelf het streefdoel opgelegd 10% van alle overheidsopdrachten via e-invoicing te laten verlopen. En Portugal start nu met e-tendering, waarbij ook alles elektronisch verloopt.

De Europese Commissie verplicht vandaag in het kader van meer en meer raamcontracten alle betrokken leveranciers om de facturen elektronisch te bezorgen.

Sommige landen gaan voor technologie-afhankelijkheid, maar leggen andere regels op, zoals Rusland en Brazilië. In Brazilië is e-invoicing verplicht.

Een getekend XML-bestand, samen met een bestand waar de inhoud normaal leesbaar instaat, moet naar het ministerie van Financiën worden gestuurd voor validatie en toestemming.

In Rusland is men vandaag in testfase. Daar is een elektronische factuur een bestand met een elektronische handtekening van een provider. Een interessant voorbeeld vindt men in Zuid-Korea.

E-invoicing is er, sinds begin 2011, verplicht voor bedrijfstransacties onderhevig aan indirecte belastingen. Bedrijven betalen meer indien ze vasthouden aan papier voor het facturatieproces. Logisich, want de controle is ook duurder voor de overheid.

Ook een land als China kijkt met interesse naar Europa. De Chinese processen liggen dicht bij die van de typische elektronische processen maar blijven voorlopig verplicht op papier.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met PwC. Meer info: 02/710.42.14 of www.pwc.be).