Niet blind blijven voor e-mail body language

Zowat iedereen is vandaag omringd met elektronische communicatie en wereldwijde informatie die zomaar uit de lucht kan worden geplukt. Zelf creëren mensen veel informatie door onder andere het gebruik van e-mail. Precies die e-mails kunnen veel vertellen (verraden) over hun auteur en/of afzender.

E-mail berichten die men de wereld instuurt, vertellen veel meer over de afzender dan die waarschijnlijk zelf vermoedt.

E-mails tonen een venster op de werkplekstatus, de werkgewoontes, het stress-niveau en zelfs over de persoonlijkheid.

Denk daarom misschien toch maar eens na over volgende punten.

1. Gebruik e-mail nooit om stoom af te laten. Spaar je opwinding of kritiek voor een persoonlijk gesprek of gebruik de telefoon. Nog beter is het om eens diep in te ademen, een kopje thee of koffie te drinken en tot de volgende dag te wachten.
   
   
2. Werk met een uitstelregel van 5 à 10 minuten. Bewaar de e-mail eventjes in je “drafts”- of “concepten”-folder. Je zal verrast zijn hoe die vijf minuutjes uitstel je in staat zullen stellen om een eigenlijk niet zo geweldig geschreven mail of een belangrijk antwoord degelijker en kwaliteitsvoller te maken.
   
   
3. Het is prima wat humor in je mail te gebruiken. Frequent gebruik van “emoticons”, grappen, gekke foto’s of andere truckjes wekken de indruk dat je tijd zat hebt en je zal minder “au sérieux” worden genomen.
   
   
4. Taal is belangrijk! Gebruik op zijn minst je spellingscontrole. Vervormde zinnen en tikfouten geven de indruk dat je onzorgvuldig werkt of gewoon onwetend bent.
   
   
5. Wees attent, beleefd en vooral kort in je berichten. Laat lange “reply” of “antwoorden” die aan de e-mail hangen achterwege, maak geen te overdreven handtekeningen, vermijd dansende icoontjes en dergelijke.
   
   
6. Nt fkrtn.
   
   
7. Let op met “vals alarm”-berichten en waarschuwingen.
   
   
8. Wees zuinig met het gebruik van “cc”.
   
   
9. Wanneer je een e-mail-bericht naar een grotere groep stuurt, gebruik dan een groepsadres om beknopt te zijn in de ontvangerslijst. Aldus respecteer je ook de privacy van de andere ontvangers.
   
   
10. HOOFDLETTERS IS OM TE ROEPEN!

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Priority Makers B.V.B.A. (Temse).

Meer info: 03/771.00.99 of www.prioritymakers.be).