“KMO inwijden in functionaliteiten Internet-boekhouden”

Exact Software introduceert een nieuwe versie van Exact Online, zijn fully web-based accountancy- en invoicing-applicatie. Die is verruimd met een sales force automation- of verkoopsadministratiemodule. In een volgende stap krijgt de CRM-functionaliteit er bijkomend een contract management-, een marketing-campagne- en een dienst na-verkoop-module bij. Nieuw is tevens dat de nieuwe release ook een multi-browser-insteek (Internet Explorer, Firefox, Safari, …) hanteert. Vanaf deze maand richt Exact Software Belgium zijn marketing-pijlen echter ook ten volle op de eindgebruiker, zeg maar de KMO. Eerder beperkte de ISV zich tot zijn traditionele voorschrijvers (financiële dienstverleners). Recent marktonderzoek bevestigt dat Internet-boekhouden of Exact Online heel wat marktpotentieel heeft. Zowel bij de accountant als de bedrijfsmatige klant verkeert het SaaS-model nog echter volop in de evangelisatiefase, geeft Stefaan Missiaen, business-unit manager Exact Online, aan.

Met een terugval van de omzet met zowat 10% tot 117,6 miljoen euro in het eerste halfjaar, mag de Exact-groep niet echt klagen. Vooral in de VS deelde de ISV in de klappen. In zijn traditionele geografische sectoren, blijft Exact sterke prestaties neerzetten. Ook al omdat aan kostenzijde relatief snel werd geschakeld. Zijn voornaamste groeidynamiek put de onderneming uit Exact Synergy (een front-office applicatie met CRM- en documentbeheerfunctionaliteit) en het SaaS-aanbod (lees: Exact Online, nvdr.).

“Het effect van de crisis is tweeledig,” weet Missiaen. “Enerzijds worden bepaalde investeringsprojecten “on hold” gezet, anderzijds nemen bedrijven hun toevlucht tot bijkomende automatiseringsinspanningen ter verhoging van hun efficiëntie. Die houding zorgt voor een bijkomend momentum voor Exact Online,” luidt het.

Eind juni telde Exact Online ruim 10.000 abonnees in de Benelux. Het aantal “administraties” (= boekhouddossiers) rondde de kaap van de 27.000. Momenteel focust product development, naast een ruimer functoneel aanbod, onder meer op uitbreiding met bijkomende landenlegislaties. Ter info: de Exact-groep heeft filialen in 44 landen wereldwijd.

Kloof dichten …

Recent marktonderzoek van InSites Consulting, gekoppeld met een tweetal panel-gesprekken in combinatie met on-line sessies, peilde, in opdracht van Exact Software Belgium, naar de (evolutie) van de boekhoudmarkt bij accountants, starters en klassieke KMO’s. Daaruit bleek onder meer dat het Internet als communicatiekanaal terzake een steeds grotere rol opeist.

Zeventig procent van de boekhoudklanten communiceert via e-mail met zijn accountant, zo blijkt. Bij de financiële dienstverleners zelf zijn alle automatisering-tools welkom. In eerste instantie verwijst de markt daarbij naar applicaties als Intervat en Tax-on-Web. Accountants blijken duidelijk in te zien dat hun meerwaarde steeds meer schuilt in de adviesverstrekking en ondersteuning van hun klanten. “Dat staat in de praktijk in schril contrast met de wijze waarop ze met hun boekhoud-software omspringen,” weet de business-unit manager van Exact Online. Onze gesprekspartner doelt hiermee op de mogelijkheden, onder meer geboden door Exact Online, die vooralsnog behoorlijk onbenut blijven.

Zoals het gebruik van de informatie geboden door externe content providers (in de vorm van externe kennisbronnen en databanken allerhande) voor bijvoorbeeld de debiteurenopvolging. Of nog de geïntegreerde management- en rapportering-tools. “Ook de mogelijkheden om de hedendaagse boekhoudapplicaties sterk maatspecifiek te verticaliseren in de vorm van onder andere het publishen van specifieke rekeningsplannen of alternatieve rekeningschema’s laat men vaak links liggen,” zo luidt het.

En dat betreurt men bij de ISV. Accountants die pretenderen nagenoeg 14 uur per week bij hun klanten door te brengen en wekelijks 170 kilometer met de wagen af te leggen, hebben baat bij elke mogelijkheid om hun productiviteit en arbeidsefficiëntie te verhogen.

… en tot migratie naar meer functionaliteit aanzetten

On-line boekhouden mag dan al heel wat mogelijkheden bieden, migratie van de hondstrouwe gebruiker van de ene naar de andere boekhoudapplicatie tot stand brengen, is geen sinecure. 42% van de accountants stelt onomwonden nooit van applicatie te zijn veranderen. Bij de bedrijven loopt dat percentage op tot meer dan 70%. “De fideliteit voor boekhoud-software is immens groot,” bevestigt Missiaen. Indien partijen hun bestaande boekhoud-software al opgeven, is dat omdat de applicatie niet langer door hun ISV wordt ondersteund of omdat de technologische evolutie niet wordt gevolgd.

“Ingeval van migratie staat zowel bij KMO’s, starters als accountants, de gebruiksvriendelijkheid aan de top van de beslissingscriteria, gevolgd door het prijskaartje. Obstakels voor een eventuele migratie zijn bij KMO’s de koudwatervrees voor verandering en het bijhorende kostenplaatje. Voornaamste hinderpaal bij accountants zijn de kopzorgen met betrekking tot de dataconversie”, bevestigt onze gesprekspartner.

Onduidelijke marktperceptie

Amper één accountant op vier stelt voor (ten minste één van) zijn administraties een beroep te doen op Internet-boekhoud-software. Maar de perceptie van Internet-boekhouden kan op zijn zachtst als wazig worden omschreven. In bepaalde gevallen beperkt een en ander zich tot het raadplegen vanop afstand van de bedrijfsdata van een klant. Aanbieders van Internet-boekhoudapplicaties worden vaak verward met de klassieke ISV’s die een ASP-model in de markt zetten. “Exact is momenteel zowat de enige partij die in België met Exact Online een volwaardig SaaS-model aanbiedt,” zo nog de business-unit manager. “Als fully web-based accounting- en invoicing-applicatie beweegt Exact Online zich in een technologische omgeving die integraal in een web-structuur is ingebed.

De meeste ISV’s op de Belgische markt publishen nog steeds een off-line applicatie, die met behulp van Terminal Server en Citrix web-enabled wordt gemaakt. In vergelijking met de klassieke off-line applicatie, biedt Internet-boekhouden, dat als concept best met on-line banking kan worden vergeleken, het exclusieve voordeel van collaboration tussen accountant en klant/bedrijf. Dat kan niet alleen binnen een hyperbeveiligde omgeving maar bovendien in een samenwerkingmodel dat door beide partijen, in onderling overleg, flexibel kan worden gedefinieerd en beheerd. In het SaaS-model variëren de geboden functionaliteiten van het zuiver consulteren van de facturatie, over het boeken in eigen beheer of het onderling verdelen van het type boekingen, tot het integraal uitbesteden van de boekhoudkundige verrrichtingen”, verduidelijkt onze gesprekspartner.

Bijkomend voordeel is dat het print-beheer binnen het SaaS-model stukken eenvoudiger is dan in het ASP-concept, waar de randapparatuur vaak specifieke configuratie behoeft. “Dat probleem stelt zich niet indien vanuit de Internet-browser wordt afgedrukt. Overigens is de nieuwe versie van Exact Online, naast Internet Explorer, voortaan ook compatibel met browsers als Firefox (Mozilla) en Safari (Apple)”, zo nog onze gesprekspartner. En dat is een duidelijk weldoordachte keuze. “Vooral starters en jongere ondernemers stappen vlotst over naar Internet-boekhouden. De leeftijdsgrens situeert zich op 45,” klinkt het. Het zijn precies voornoemde Internet-browsers die bij een jeugdig publiek op een toenemende populariteit kunnen rekenen. Drie op de tien klanten die op Exact Online intekenen zijn momenteel starters.

Marktevolutie volgen

Dat Exact Online zijn marketing-pijlen voortaan in niet onbelangrijke mate op de eindgebruiker richt, is logisch zoals blijkt uit het voorgaande. “De accountant blijft de belangrijkste voorschrijver en “multiplier” voor boekhoud-software. Zij het nog niet in dezelfde mate als met off-line applicaties het geval was,” weet Missiaen. Maar dat is wellicht een kwestie van tijd. “De omschakeling van karaktergebaseerde boekhoudapplicaties naar oplossingen onder Windows was vergelijkbaar met wat ons nu te wachten staat. Niet ondenkbaar is dat binnen het huidige economisch klimaat een technologiegolf op gang komt waarbinnen het SaaS-model onverkort aan kracht zal toenemen,” meent onze gesprekspartner.

Ook het gebruiksgemak speelt overduidelijk in de kaart van Internet-boekhouden. Het model is overigens makkelijker te onderhouden en kan, qua technologie, goedkoper aan accountant en klant worden aangeboden. “Op uitzondering van bepaalde modellen of subsets, zal ASP-boekhouden een stille dood sterven,” voorspelt Missiaen. “Precies omwille van de uitgebreide collaboration-mogelijkheden zal on-line boekhouden slagen waar het ASP-model faalde,” wordt daaraan toegevoegd.

Ondanks het conservatisme van de boekhoudmarkt, voltrekt zich binnen de accounting-professie een diepgaande (technologische) evolutie ten gunste van het “collaboration”-model, weet Missiaen. Langzaam maar zeker komt de markt van het on-line boekhouden tot ontbolstering. Als trendsetter voegt Exact Online alvast nieuwe web-services toe aan zijn accountancy- en invoicing-applicatie. De eerste CRM-functionaliteit in de vorm van sales force automation of verkoopadministratie wordt nog voor het jaareinde geïntroduceerd. Medio volgend jaar wordt die aangevuld met contract management, marketing-campagnes en dienst na-verkoop.

De nieuwe release van Exact Online heeft alvast een volledig geïntegreerde facturatiemodule aan boord. Connectoren met Isabel en Certipost worden eerlang beschikbaar. Elektronische facturatie komt momenteel binnen het bereik van de hele Exact-community (meer dan 20.000 klantenorganisaties in België). ProAcc- of Cubic-klanten kunnen hun elektronische facturatie derhalve uitwisselen met Exact Online-gebruikers, en omgekeerd. De integratie van een OCR-component in de hosting verkeert momenteel in de pilootfase.

“Exact Online kan met eender welke accounting-applicatie worden vergeleken. De uiteindelijke meerwaarde van de oplossing schuilt echter in de web-services bovenop. Zoals de CRM-functionaliteit, het elektronisch document management of het inpassen van bijkomende content (zoals het conformeren van de klantgegevens naar de data van de handelsinformatieleveranciers in het kader van een doorgedreven debiteurenopvolging,” besluit de business-unit manager.