Lang leve de inbox

Beheer uw mail-berichten effectief Ziet u ook soms door het bos de bomen niet meer? Of beter: door de mailbox de mailberichten niet meer? Dan heeft u waarschijnlijk al wel het schrijven van mailberichten onder de knie, maar nog niet het beheer van uw mailbox. Daarom hebben we voor u enkele eenvoudige en onmiddellijk toepasbare technieken samengebracht voor het effectief beheren van uw mailbox. Waarom gaat het in gesprekken over elektronische post haast altijd meteen over overvolle inboxen? Over mails die niet gelezen worden? E-mail is een nieuw medium en het is even wennen. We hebben al wel geleerd om het medium te gebruiken, maar aan het beheren van de berichten zijn we nog niet toe. Toch zijn er enkele vrij eenvoudige en onmiddellijk toepasbare technieken. We zetten er even enkele op een rijtje. Open berichten slechts eenmaal Een brief behandelt u meestal haast meteen: u klasseert hem, stuurt hem door naar een collega, beantwoordt hem, enz. Wat blijkt nu? Veel mail-gebruikers openen hun post om bericht na bericht gewoon even te lezen. Als dat gedaan is, beginnen ze aan de verwerking ervan. Dat betekent tijdverlies natuurlijk. Niet doen dus: verwerk het bericht meteen nadat u het heeft geopend. Plan zo snel mogelijk een reactie! Even tussendoor: berichten na lezing opnieuw als ongelezen markeren is in sommige programma's een aardig handigheidje om te voorkomen dat gelezen berichten over het hoofd worden gezien. Behandel berichten gegroepeerd Nieuwsgierigheid is ons aangeboren. Daardoor wordt e-mail voor velen net zo'n verstoorder als de telefoon altijd al is geweest. Beter is het een keer of drie, vier per dag de binnengekomen berichten gegroepeerd te verwerken. Een tip tussendoor: stel voor een effectieve verwerking uw inbox zo in dat de meest recente berichten bovenaan staan. Het zijn die berichten die u eerst moet verwerken. U hanteert dus het principe van de omgekeerde chronologie - last in, first served, als het ware. Verwijder berichten Berichten meteen verwerken betekent vaak: ze verwijderen. Vergeet niet dat e-mail het medium bij uitstek is voor korte, praktische berichten en die zijn gewoonlijk een kort leven beschoren. Heel wat gebruikers hebben het echter nog moeilijk om deze berichten meteen te verwijderen. De map "Verwijderde items" kan natuurlijk ook dan nog wel dienst doen als kortetermijnarchief. Klasseer overzichtelijk Uiteraard kunt u niet alle berichten zomaar verwijderen: daarom hanteert u best ook een aantal overzichtelijke bewaartechnieken Waarom in uw inbox niet een map per klant of per correspondent aanmaken? U kunt berichten dan altijd snel terugvinden. En uw collega's ook, als dat nodig zou zijn. Berichten die langer meemoeten, bewaart u het best op het netwerk of op uw harde schijf. Wat samenhoort, wordt dan ook op dezelfde plek bewaard. Vergeet daarbij niet dat het in de meeste gevallen volstaat om alleen de attachments te bewaren. Maak van een bericht een taak We zijn er hier tot nu toe - gemakshalve - van uitgegaan dat we berichten altijd meteen kunnen verwerken. Dat is zeker niet altijd het geval. En het zijn net de berichten die nog even moeten wachten, die onbeantwoord dreigen te blijven. Daarom: zorg ervoor dat uw programma u eraan herinnert. En dat is zeer eenvoudig. U sleept het bericht naar de map Taken (naar Kalender kan ook), u stelt datum en uur in en als het zover is, krijgt u de mededeling dat de taak nog wachtende is. U verwijdert de taak pas als ze ook is uitgevoerd. Het is trouwens handig om uw programma zo in te stellen dat u bij de startpagina ook meteen een overzicht van de taken krijgt. (Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met ACCESS opleiding & advies (Westerlo-Tongerlo). Meer info: 014/54.16.61 of e-mail: access@.access.be).